시말서 작성법 — 필수 항목·예시 문구·제출 전 체크리스트

문서 상단에 작성일, 소속 부서, 직위, 성명을 명시합니다. 회사 인사기록과 일치해야 하며, 이 항목이 없으면 누가 언제 작성한 문서인지 특정하기 어렵습니다.

언제, 어디서, 무슨 일이 있었는지 사실관계만 서술합니다. 감정적 표현이나 과장은 피하고, 본인 귀책이 불분명한 부분은 "~한 것으로 보임" 처럼 단정을 피한 표현을 씁니다.

경위 서술 이후 짧게 반성 의사를 표현합니다. "위 사항에 대해 깊이 반성하며 회사에 심려를 끼쳐 죄송합니다" 정도면 충분합니다. 지나치게 상세한 자기비하 표현은 쓸 필요 없습니다.

"향후 이와 같은 일이 재발하지 않도록 최선을 다하겠습니다"와 같이 한 문장으로 씁니다. 구체적 방안을 요구하는 경우 "○○ 교육 이수, ○○ 절차 준수" 등을 추가합니다.

"○○주식회사 대표이사 ○○○ 귀중" 또는 "인사팀장 ○○○ 귀중"처럼 구체적으로 씁니다. 수신인이 불명확하면 회사가 수령 사실을 부인할 여지가 생깁니다.

작성자 본인의 서명 또는 날인으로 마무리합니다. 전자서명으로 제출하면 서명 시점과 수령 사실이 자동으로 기록되어 이후 분쟁에서 유리합니다.

"○년 ○월 ○일 ○○ 업무 처리 중 ○○○한 사유로 인해 ○○○이 발생하였습니다. 당시 저는 ○○○하였으나, 결과적으로 ○○○에 이르게 되었습니다." — 언제·무슨 일·왜 생겼는지 순서로 씁니다.

"위 사항으로 인해 회사에 심려를 끼쳐 진심으로 사과드립니다. 향후 유사한 상황이 발생하지 않도록 ○○○을 철저히 준수하겠으며, 재발 방지를 위해 최선을 다할 것을 서약합니다."

"본 시말서 중 ○○ 관련 내용은 실제 사실관계와 다르며, 이에 이의를 제기합니다. 나머지 사항에 대해서는 인정하고 반성합니다." — 특약란이 없으면 서명 옆 여백에 기재하거나 별도 메모를 첨부합니다.

사실과 다른 내용이 있다면 제출 전에 수정을 요청하거나, 특약 사항에 이의를 기재해야 합니다. 서명하고 나면 내용을 인정한 것으로 간주될 수 있습니다.

취업규칙에 시말서 제출 규정이 없다면 제출 의무가 없을 수 있습니다. 인사팀에 취업규칙 열람을 요청하거나 고용24(work24.go.kr)에서 확인하세요. 거부 가능 여부와 대처법은 별도 포스트에서 다룹니다.

시말서를 제출할 때 카카오톡·이메일로 제출 사실과 날짜를 함께 남겨두세요. 전자서명으로 제출하면 수령 시점이 자동으로 기록됩니다.

경위서는 사건의 사실관계만 서술하는 문서로, 반성이나 재발 방지 서약이 없습니다. 귀책이 불분명하거나 억울한 상황이라면 시말서보다 경위서가 적합합니다.

시말서는 경위 서술에 더해 반성과 재발 방지 서약까지 포함합니다. 본인 귀책이 명확한 경우라면 시말서를 제출하는 것이 오히려 더 빨리 사안을 마무리하는 데 유리할 수 있습니다.

"사실관계를 정확히 기록하고 싶어 경위서로 제출하고 싶습니다"라고 요청하세요. 회사가 시말서만 고집한다면, 경위서 내용을 시말서 특약 사항란에 추가 기재하는 방식으로 사실관계를 남길 수 있습니다.

양식에 항목을 입력하고 전자서명하면 카카오 본인인증까지 한 번에 완료됩니다. 별도 출력·날인 없이 바로 제출 가능합니다.

카카오톡으로 회사 인사권자에게 서명 링크를 전달하면, 수령 시점과 서명 완료 여부가 자동으로 기록됩니다. 제출 사실을 별도로 캡처해 보관할 필요가 없습니다.

내용 일부에 동의하지 않는 경우 특약 사항란에 이의를 기재한 채 서명할 수 있습니다. 이의 기재와 서명 시점이 모두 기록으로 남습니다.